WILLEMSTAD — De financiën van het Kabinet van de Gevolmachtigde Minister van Curaçao (KGMC) laten de laatste jaren te wensen over. Maar er zijn duidelijke vorderingen gemaakt met het op orde krijgen van het financiële beheer.

De adviezen van Stichting Overheids Accountantsbureau (Soab) van juli vorig jaar zijn daarbij een steun in de rug.

Dat constateren de opstellers van het rapport over de doorlichting van het Curaçaohuis. Zij concluderen dat bij het aantreden van gevolmachtigde minister Marvelyne Wiels er sprake was van meer dan achterstallig onderhoud op financieel gebied. Het ziet er echter naar uit dat in het eerste kwartaal van 2016 de financiën op orde zijn gebracht. De verantwoordelijkheden voor de financiële zaken moeten duidelijk toegewezen worden en kunnen lager in de organisatie worden gelegd.

Personeelskosten

De jaarlijkse begroting bedraagt om en nabij de 5,7 miljoen gulden, exclusief de reservering van 2 miljoen gulden voor gebouwen. De ingediende wenselijkheidsbegroting voor 2016 voor het KGMC bedraagt 5,8 miljoen gulden, exclusief gebouwenbegroting. Tweederde van de begroting wordt besteed aan personeelskosten.

Behalve de gevolmachtigde minister, haar plaatsvervanger en de (voormalige, red.) directeur worden alle medewerkers lokaal aangetrokken en ontvangen zij een salaris in euro’s. Onder meer de negen uitzendkrachten beïnvloeden de personeelskosten nadelig. Ook de functioneringskosten zijn met ruim 85.000 gulden te hoog. Een verlaging van deze laatste twee posten met ongeveer 15 procent is realistisch en goed haalbaar, zeggen de opstellers.

Robuust

In het algemeen kan de sinds augustus 2015 gevolgde inkoop- en betaalprocedure als robuust omschreven worden. Als de regels en de volgorde (eerst toestemming, dan offerte, levering, rekening, betaling) door iedereen gehandhaafd worden, kan er weer vertrouwen ontstaan in de financiële administratie van het KGMC. Na een jaar zou in overleg met de Soab gekeken kunnen worden of voor bepaalde inkopen een lichtere procedure gevolgd kan worden.

Het komt nog steeds voor dat de verplichting reeds is aangegaan en achteraf om goedkeuring en betaling wordt gevraagd.

Kabeljauw en wijn

In een ander geval zijn huishoudelijk inkopen gedaan voor het KGMC. Een complicerende factor hierbij was dat niet alleen huishoudelijke artikelen voor het KGMC werden gekocht, gedeclareerd en betaald, maar ook kabeljauw voor een officiële ontvangst op de ambtswoning. Hier wreekt zich een onvoldoende scheiding van verantwoordelijkheden.

In principe moeten de aankopen gedaan worden door degenen die daarvoor verantwoordelijk zijn gesteld. Wijn voor de ambtswoning wordt door het KGMC met een zekere regelmaat besteld, vier keer in 2015 voor in totaal 767 euro. Daar waar zakelijk en privé elkaar raken is het maken van duidelijke afspraken gewenst om misverstanden te voorkomen. Voor het declareren van representatieve activiteiten op de ambtswoning zoals lunches, diners en borrels kunnen beter afspraken gemaakt worden over eenheidsprijzen. Dit voorkomt onduidelijkheden tussen het KGMC en ambtswoning.

Jaarrekeningen 2006-2010

De afgelopen jaren is veel energie gegaan naar het afsluiten van de jaarrekeningen 2006-2010. Deze rekeningen zijn nog steeds niet afgesloten ondanks inspanningen hiertoe van de gevolmachtigde minister, Soab, Deloitte en Axxent. Niet-afgesloten jaarrekeningen hangen als een schaduw over het KGMC heen. De relatie met Deloitte is in 2014 beëindigd. In de tweede helft van 2013 werd het accountantsbureau Axxent ingehuurd. Door onvoorzien omstandigheden is er achterstand opgelopen bij de advisering door Axxent. Er was geen dossier over Axxent beschikbaar voor het doorlichtingsteam.

Hier rijst ook de vraag of een organisatie als het KGMC, als vertegenwoordiger van een land, niet beter in zee kan gaan met een van de meer bekende grote accountantsfirma’s, aldus de opstellers.

‘Verhuizing is een stap vooruit’

Sinds juli vorig jaar is het KGMC gehuisvest in het centrum van Den Haag aan de Prinsegracht 63-65. Het pand is representatief en ruim van opzet. Het personeel ervaart de verhuizing als een forse stap vooruit, want het oude kantoor verkeerde in slechte staat, constateerden de opstellers van het rapport. Al draagt de traditionele indeling in kamers in het nieuwe Curaçaohuis niet bij aan de teamgeest.

Maar het pand biedt wel genoeg ruimte aan SSC en het CTB en de verhuizing hiervan dient op zo’n kort mogelijke termijn plaats te vinden. Voor de twee kantoorpanden en de ambtswoning aan de Wagenaarweg 3 is een voorlopig koopcontract getekend voor een bedrag van 2,9 miljoen euro. Het Curaçaohuis beschikt momenteel over drie auto’s: een BMW 5 voor de gevolmachtigde minister, een Volkswagen Passat voor de plaatsvervangende gevolmachtigde minister en een Seat Mil in gebruik bij de directeur ad interim.

De discussie ten aanzien van de auto voor de plaatsvervangende gevolmachtigde minister is voor aankomst van de interim-directeur opgelost na een interventie ter plaatse van de premier van Curaçao op basis van het rapport van de Ombudsman.

Bron: Amigoe
Zie ook Dossier Marvelyne Wiels