Juridische column mr. Frank Kunneman
Kent u dat gevoel? Zucht…weer een vergadering! Waarom zie je vaak op tegen een vergadering? Ik zal het u zeggen. Ze duren te lang. Vaak is niet duidelijk wat er precies is besloten. Sommige mensen (altijd dezelfden!) nemen veel te veel tijd om allerlei overbodige dingen aan de orde te stellen. Vaak is de agenda niet duidelijk. Of de voorzitter volgt de agenda niet. Of de voorzitter laat veel te veel tijd voorbijgaan aan onbelangrijke agendapunten zodat voor de belangrijke punten nauwelijks tijd is om die te bespreken. Soms zijn er machtsspelletjes. Sommige mensen vinden zichzelf zo belangrijk dat zij steeds het woord nemen. Sommige mensen doen nooit hun mond open. De helft van de mensen heeft zich niet of niet goed voorbereid. Mensen lezen hun stukken niet. De voorzitter bepaalt eenzijdig wat er moet gebeuren. Er wordt alleen maar gelachen, nooit serieus vergaderd. Er wordt alleen maar serieus vergaderd, nooit tijd voor een grapje, het lijkt wel op het bestuur van een begrafenisonderneming! De vergaderingen lopen altijd uit. De notulen zijn zo uitgebreid dat de halve vergadering voorbij is voordat de notulen behandeld en becommentarieerd zijn. Of het tegenovergestelde is het geval: er zijn nauwelijks of geen notulen. Of de vergaderingen zijn niet goed voorbereid zodat telkens nieuw overleg over dezelfde punten nodig is. Er staan geen duidelijke besluiten in de notulen. Er is geen actielijst dus geen follow-up.
Wat te doen?
Deze rampenlijst kan moeiteloos uitgebreid worden met nog eens vijftien redenen om tegen die vergadering op te zien. Wat kan je daaraan doen? Als u zich herkent in een of meer van de hierboven geformuleerde hartenkreten, dan volgen hier een paar tips voor verbetering.
Besef dat je zelf altijd medeverantwoordelijk bent voor een slechte vergadering. De kwaliteit van de vergadering is een verantwoordelijkheid van iedereen die eraan deelneemt. Doen zich een of meer van de hiervoor genoemde problemen voor, wacht dan niet passief af tot het beter wordt. Dat gebeurt namelijk nooit zo maar. Stel dus zelf in de vergadering voor om de effectiviteit van de vergaderingen gezamenlijk onder de loep te nemen en voor de volgende vergadering op de agenda te zetten. Begin tijdens die volgende vergadering met het inventariseren van wie welke ideeën heeft voor verbetering. Grote kans dat veel van de grootste problemen dan al door uw medebestuurders/commissarissen/toezichthouders worden gesignaleerd. Zorg dat op uw shortlist in ieder geval de volgende punten staan: agenda, volgorde te behandelen punten, timemanagement, notulen (besluitenlijst of meer inhoudelijk), voorzitterschap, 10 basisregels voor deelnemers.
<B>De agenda: opstellen en volgen<B>
Korte toelichting: zonder agenda kunt u niet vergaderen. De agenda moet zorgvuldig worden opgesteld en ruim van tevoren worden verspreid. Bij elk agendapunt worden ook vooraf de relevante stukken verstrekt. Zorg dat de formele punten (zoals notulen) aan het begin van de vergadering en snel worden behandeld. Hetzelfde geldt voor simpele agendapunten. Zorg dat de belangrijkste punten daarna komen en bij elkaar genomen zijn. Vermijd dus dat simpele en snel af te handelen punten en lastige agendapunten door elkaar heen staan. Het effect is in dat geval namelijk dat over alle punten lang wordt gesproken, ook over de simpele punten. Maak vooraf duidelijk welk deel, bijvoorbeeld driekwart van de vergadering, aan het inhoudelijke deel wordt besteed. Houd je daar ook aan. Ga dus niet naar aanleiding van een punt in de notulen te lang over iets heel anders praten dat belangrijk lijkt, maar niet geagendeerd is. De voorzitter maakt of breekt de vergadering. Zorg dat hij of zij daarvoor een korte opleiding krijgt. De voorzitter moet namelijk leren om de vergadering te sturen zonder deze te manipuleren.
Notulen
Spreek van tevoren af wie de notulen maakt en hoe uitgebreid die moeten zijn. Voor sommige vergaderingen volstaat een besluitenlijst, voor andere moet veel inhoudelijker worden aangegeven wat er is besproken. Het maken van notulen is een kunde, een vak. Zorg dus dat ook de notulist een (korte) opleiding krijgt.
En dan de 10 basisregels voor deelnemers: daarover meer in de volgende column over veertien dagen. Zucht!
Prof. dr. F.B.M. Kunneman is managing partner van advocatenkantoor VanEps Kunneman VanDoorne. Hij leidt het team dat adviseert over corporate governance. Hij schrijft en doceert al decennia over dit onderwerp.
Bron: Antilliaans Dagblad