WILLEMSTAD — Sinds het aantreden van interim-directeur Humphrey ‘Pim’ Senior, augustus vorig jaar, is de interne communicatie sterk verbeterd bij het Kabinet van de Gevolmachtigde Minister van Curaçao (KGMC). Maar er kan nog meer openheid gegeven worden.

Dat staat in het doorlichtingsrapport van het Curaçaohuis, dat deze week naar de media werd gestuurd.

Maar Senior heeft deze maand ontslag genomen. Onder meer omdat hij de bedrijfsvoering van het Curaçaohuis niet kon uitvoeren wegens te veel bemoeienis van gevolmachtigde minister Marvelyne Wiels. Over de topzware directie en de onderbezetting bij de (juridisch) ondersteunende afdelingen werd onder andere de aanbeveling gedaan om twee aparte afdelingen te hanteren, waarvan een voor de bedrijfsvoering en de andere voor de taken van de gevolmachtigde minister.

De opstellers van het rapport hebben ook de interne communicatie bij het Curaçaohuis onder de loep genomen en hierover aanbevelingen gedaan. De onderlinge communicatie kan sterk verbeterd worden door meer openheid. De onderlinge relaties zijn divers, maar kunnen over het algemeen niet omschreven worden als goed. Er zijn te veel variaties: ‘goed’, ‘moeizaam’, ‘hiërarchisch’ en ook ‘confronterend’. De communicatie kan aanzienlijk verbeterd worden door een meer open benadering, gericht op het oplossen van de problemen. Daarbij hoeven moeilijke beslissingen niet uit de weg te worden gegaan. De meeste informatie op het KGMC kan ruim gedeeld worden, weinig informatie verdient de kwalificatie ‘vertrouwelijk’, menen de opstellers.

Drie vormen

Er zijn drie vormen van overleg: ten eerste op maandagochtend een stafbriefing onder leiding van de interim-directeur, ten tweede één keer in de drie weken een stafoverleg onder leiding van de gevolmachtigde minister en één keer per maand een personeelsvergadering onder leiding van de directeur ad interim.

De notulen van de stafbriefing en van het stafoverleg worden gestuurd naar de deelnemers, die de informatie binnen hun werkeenheid zouden moeten delen. Maar dat gebeurt onvoldoende. Er bestaat een zekere doublure tussen de verschillende overlegfora. Deze zouden aan kracht winnen door te beginnen met de beleidsonderwerpen en vervolgens de beheerszaken. De notulen van de stafbriefing en het stafoverleg zouden naar iedereen toegestuurd moeten worden en als regel niet later dan de volgende dag beschikbaar moeten zijn.

De nieuwe opzet van het KGMC met twee afdelingen, vereist een andere invulling van de overlegstructuur. Het ligt voor de hand dat de directeur met de hoofden van de twee afdelingen een wekelijks stafoverleg heeft. Ook per afdeling is een wekelijks stafoverleg gewenst. De gevolmachtigde minister kan bij deze overlegfora aansluiten. De personeelsvergadering kan in zijn huidige vorm gehandhaafd blijven. Daarnaast wordt voorgesteld om onder leiding van de gevolmachtigde minister een maandelijkse, meer strategische, stafvergadering te houden met de interim-directeur en de twee hoofden van afdelingen.

Assessment

In de aanbevelingen is onder andere opgenomen een schema te maken voor functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken. Die zouden vanaf juli moeten plaatsvinden. In het eerste kwartaal van dit jaar had ook een assessment van de gevolmachtigde minister moeten plaatsvinden, maar of dat gebeurd is, is niet bekend. Verder is in de aanbevelingen ook opgenomen een individueel opleidingsplan op te stellen, en een keer per jaar een bedrijfsuitje te organiseren. Aan het begin van de implementatie van de aanbevelingen en bij de formatie van de nieuwe afdelingen moeten teambuildingsactiviteiten georganiseerd worden.

Dus volgens het in december overhandigde rapport, zou dat in januari hebben moeten plaatsvinden en zal dit in september plaats moeten gaan vinden. Voor de monitoring/begeleiding van de implementatie wordt extern een implementatiemanager aangetrokken die samen met de interim-directeur verantwoordelijk is voor de uitvoering. Wat betreft het tijdsbeslag wordt gedacht aan twee dagen per week tot en met oktober. De directeur ad interim is de eerst verantwoordelijke.

Bron: Amigoe